Anskaffingsprosessen

Finn ut kva innkjøpsrutinar som finst i din kommune

Kvar kommune har sine rutinar og ordningar for korleis ein handterer innkjøp. Det er viktig at du finn ut korleis dette er organisert i din kommune, og kven som kan hjelpe deg i prosessen. Det kan vere ein eigen innkjøpsansvarleg eller -avdeling i kommunen, eller det kan vere innkjøparar for ulike område, t.d. IKT. Det kan også vere innkjøpssamarbeid mellom fleire kommunar, og kan vere aktuelt å samarbeide fleire om å skaffe meiropeutstyr.

Kontakt med IKT-ansvarlege er svært viktig, sidan det er innkjøp og drift av IKT-utstyr det handlar om.

Avklar rollene, kva blir biblioteksjefen sitt ansvar i innkjøpsprosessen, kva handterer andre personar/einingar, korleis samarbeider de og kven skal til slutt inngå avtale.
Biblioteket må gjennomføre innkjøpet i samarbeid med innkjøpsansvarleg i kommunen. Vi går likevel kort gjennom korleis eit slik innkjøp blir gjennomført, slik at de kjenner prosess og regelverk.

Førebu konkurranse/innhenting av tilbod

Når det offentlege skal gjennomføre større innkjøp, er det visse reglar vi må følgje. Dette skal sikre ein ryddig og gjennomsiktig prosess, og best mogeleg ressursbruk. Når vi går gjennom innkjøpsprosessen tar vi utgangspunkt i dette regelverket.

Regelverket er delt inn i del I, II og III, og ein følgjer dei ulike reglane ut frå kor stor anskaffinga er. Verdien blir rekna som total i kontraktsperioden, altså summen av innkjøpsprisen for utstyr/tenester og ev. drifts-/vedlikehaldsavtale i avtaleperioden. Om det er ein løpande avtale, reknar de ein «rimeleg periode», t.d. 4 år.

Innkjøp mellom 100 000 og 1,3 mill. vil omfatte dei fleste enkeltbibliotek som skal skaffe meiropeutstyr. Ein kan velje anten å hente inn tilbod direkte frå eit utval leverandørar, eller ha ei frivillig kunngjering på Doffin. Frivillig kunngjering er mest aktuelt dersom de ikkje kjenner marknaden. I Noreg er marknaden på meiropeutstyr ganske oversiktleg, så ein kan gjerne hente inn tilbod direkte frå dei aktuelle leverandørane.

Innkjøp skal dokumenterast gjennom ein protokoll. Han skal helst opprettast når innkjøpsprosessen startar, slik at han kan fyllast ut undervegs. Protokollen skal gi ei kortfatta, oversiktleg framstilling av anskaffinga. Bruk mal Anskaffingsprotokollar – malar.

Protokollen skal lagrast i kommunen sitt sak/arkivsystem i etterkant, som dokumentasjon på prosessen. Tilbodsdokumenta skal lagrast som vedlegg. NB! Ver bevisst på kva som er offentleg/ikkje.

Dei som skal gi tilbod, må få vite kva som ligg inne av føresetnader.
Konkurransegrunnlaget er eit dokument som beskriver

Det finst malar for konkurransegrunnlag: Konkurransegrunnlag for offentlege anskaffingar under 1,3 mill. kroner ekskl. mva. I malen kan ein gjere ulike val, og fyller inn det som passar ut frå val de har gjort.

I konkurransegrunnlaget opplyser ein om tildelingskriterium/korleis de vil evaluere tilboda – om det berre er på pris, eller også på kvalitet, og kor stor vekt dei enkelte elementa skal ha.

Merk at det ligg mange nyttige kommentarar i malen, med tips, utdjuping og forklarande tekstar, som hjelper med utforminga.

Ved utlysing/innhenting av tilbod skal det kome fram kva kontrakts-/avtalevilkår som vil gjelde. Det kan vere at kommunen brukar ein tilpassa standardavtale, eller at de vil at leverandør tilbyr ein driftsavtale ut frå krav sett i kravspesifikasjonen.

Kravspesifikasjonen skal ligge ved konkurransegrunnlaget, og beskriver kva det er de faktisk vil kjøpe/ha tilbod på. Bibliotek, IKT og ev. byggansvarlege må samarbeide om å beskrive kva behov som skal dekkast, og kva som skal kjøpast.

For kvart av desse elementa vil de gjerne beskrive dykkar ønsker/behov litt meir utfyllande. De må vurdere om det er best å beskrive behovet, og be om løysing frå leverandør, eller skrive nøyaktig kva de vil kjøpe (t.d. at ein ønskjer å kunne overvake lokala i meiropetida, eller at ein vil ha x tal kamera)  – eller ein kombinasjon. De må oppgi kva (type) utstyr og løysingar de ønskjer, og korleis de vil det skal fungere.
I tilbodet sitt vil leverandøren beskrive løysinga dei tilbyr og/eller stadfeste at dei kan levere det de ønskjer.

Pris på dei ulike elementa fyller leverandøren ut i prisskjemaet.

Ei enkel, skjematisk oversikt over pris/kostnader på elementa de ber om, som ligg ved konkurransegrunnlaget og som leverandør må fylle ut.

For at leverandør skal kunne gi gode og tilpassa tilbod, er det fornuftig å legge ved planteikningar av biblioteklokala, ev. også bilete.

Konkurransegjennomføring

Når alle dokument er klare, kan konkurransen gjennomførast.

Leverandørane blir inviterte til å kome med tilbod, ev. blir konkurransen lyst ut i Doffin. Invitasjonen inkluderer konkurransegrunnlag med alle vedlegg (kravspesifikasjon, prisskjema, planteikningar og ev. anna informasjon).

De må gi like opplysningar til alle leverandørar. Får de spørsmål om avklaringar frå éin potensiell tilbydar undervegs i prosessen, skal de gi same opplysningar til alle leverandørane, i anonymisert form (det skal altså ikkje kome fram kven som har spurt). Slike avklaringar skal førast i protokollen.

Evaluer tilboda de har fått, ut frå kriteria som er beskrive i konkurransegrunnlaget. Det blir eventuelt gjennomført forhandlingar/samtalar, dersom det er opna for det i konkurransegrunnlaget.

Kontrakten blir tildelt leverandøren som har det beste tilbodet, ut frå dei gitte kriteria.

Både den som har fått kontrakten og ev. andre leverandørar skal få tilbakemelding, med kort grunngjeving og ein (kort) frist for ev. tilbakemeldingar. Også her finst det malar: https://anskaffelser.no/nn/verktoy/maler/maler-meddelelsesbrev

Oppfølging

De har vald leverandør, og dei som vann konkurransen skal levere det som er avtalt. I denne prosessen vil de gjerne vere tett på leverandør for å følgje opp leveransen. Får de det som er avtalt av utstyr og tenester, og blir det levert til rett tid, rett omfang og kvalitet, og til rett pris?

Det vil ofte bli litt justeringar og tilpassingar undervegs, og de må vurdere kva de synes er rimeleg og som gir ei god løysing. På anskaffelser.no står det meir om oppfølging av kontrakt, og kva ev. sanksjonsmogelegheiter som finst om leveransen er forseinka eller mangelfull i høve kontrakten.

Eksempel

Det finnest mange ulike måtar å utforme kravspesifikasjon. Eksempel på dette kan de finne i Doffin – Database for offentlige innkjøp. Om du søker på meråpent eller meirope, vil du finne kunngjeringar av konkurransar, og kan i mange tilfelle gå inn og sjå dokumenta som er utarbeidd til konkurransen.

Klikk på tittelen på konkurransen, og så på knappen «Vis dokumenter» på toppen av sida. Hos dei fleste ligg dokumenta opne ute, men du blir gjerne sendt til eit anna system for å sjå dei . Kravspesifikasjon kan ligge som eige dokument, eller som del av konkurransegrunnlaget.

Nyttige lenker