Ting 4 Avtaler og kontrakter

Av Agder fylkesbibliotek

Denne tingen handler om hva som må være med i en avtale eller kontrakt om digitale arrangementer. Hva er det viktig å tenke gjennom og hvilke spesielle hensyn må ivaretas når arrangementet skal tas opp eller strømmes til digitale flater?  

Det er mulig å formidle nesten alle typer tradisjonelle fysiske arrangementer på en digital plattform. Vi må allikevel stille oss noen ekstra spørsmål når arrangementet flytter seg fra scenen i bibliotekrommet til ulike digitale flater. På samme måte som når vi inngår avtale om et fysisk arrangement, må vi avklare honorar, omfang, rettigheter og gjensidige forpliktelser knyttet til digital fremføring. I tillegg krever digital formidling at vi inkluderer avtaler om strømming, lagring, gjenbruk og utøverens eierskap til sin digitale identitet.

Digitale arrangementer foregår ofte uten at arrangør og utøver treffes fysisk, da er det ekstra viktig med god kommunikasjon og tilrettelegging på forhånd. Slik sikrer vi at arrangementet blir gjennomført på en profesjonell måte som er trygg for alle involverte.

Hva skal formidles?

Definer hva slags type arrangement som skal presenteres. Dette danner grunnlaget for hvilke avtaler vi må inngå.

• Opplesning/presentasjon av eget verk.
• Litterær samtale med en eller flere forfattere og en samtaleleder.
• Ulike typer faglige foredrag, gjenbruk eller nyskrevet materiale.
• Opplesning av andres verk. Dette gjelder også lengre tekster formidlet av bibliotekets ansatte!
• Musikalske innslag. Her vil man ofte skille mellom bruk av innspilt musikk og live-fremføring.
• Bruk av rettighetsbelagte foto, illustrasjoner eller filmklipp.
• Strømming av en ferdigprodusert forestilling fra en ekstern aktør eller institusjon.

Norsk Forfattersentrum har oversikt over ulike honorarsatser og rettighetsavklaringer.  På nettsiden deres finnes mye god og viktig informasjon, blant annet oppdatert rammeverk for digitale litterære arrangement. Bruk gjerne kompetansen ved forfattersentrum sine regionkontor.

TONO forvalter rettigheter til musikkverk og krever inn vederlag for sine medlemmer. TONO og KS (Kommunenes sentralforbund) har inngått en mønsteravtale om bruk av innspilt musikk i alle kommunale sammenhenger mot et fast årlig vederlag. Sjekk at din kommune har en slik avtale!
Ved fremføring av live-musikk (konsert) i kommunale sammenhenger, kreves det at det inngås egne avtaler før bruk og at det betales vederlag.

Vær oppmerksom på at illustrasjoner, foto og filmklipp ikke uten videre kan brukes fritt. Det må innhentes tillatelse og lages avtale om vederlag med opphaver.

Sjekk bruksrettigheter på materiale fra internett! Creative Commons er en ideell organisasjon som utarbeider ulike standardiserte lisenser for tekst, bilder, musikk og video. Lisensene angir i hvilken grad materialet kan brukes, og hvordan opphaveren skal krediteres.

Se også Ting 3 Lover, regler og retningslinjer.

Hvem skal formidle?

Enhver oppdragsgiver og utøver kan fritt inngå individuelle avtaler og bli enige om honorar og omfang av oppdraget. Det er likevel ryddig å ta utgangspunkt i de fremforhandlede avtalene og minimumssatsene som finnes på feltet, enten oppdragstaker er forfatter, musiker, illustratør eller skuespiller.

Utøveren skal normalt honoreres høyere for digital fremføring enn ved tradisjonell fysisk fremføring.

Norsk Forfattersentrum har som hovedregel at et digitalt arrangement skal honoreres med 150 % av gjeldende sats.

Oppdragstakeren har normalt ansvar for å innhente nødvendige tillatelser for å bruke opphavsrettslig beskyttet materiale i sin fremføring. Se sjekkliste for kontrakt!

Hvis bibliotekaren skal lese høyt fra andres verk i formidlingssammenheng, må også rettigheter avklares.

Hvordan skal det formidles og i hvilken sammenheng inngår arrangementet?

Det er nødvendig å avklare hva slags sammenheng den digitale formidlingen skal stå i og bli enige om premissene.

I motsetning til et rent fysisk arrangement som foregår én gang i et lokale med publikum til stede, så gjør digitale løsninger det mulig å vise, lagre og gjenbruke forestillinger og arrangementer på mange ulike måter. Avtalene som inngås må ta høyde for dette.

Norsk Forfattersentrum anbefaler at opptak av strømmet arrangement kan ligge ute i 24 timer inkludert i minstesatsen for digital fremføring. Bruk utover dette må avklares med utøver og man må bli enig om honorar.

Definer hva slags alternativ som er aktuelt og ta utgangpunkt i dette når avtalen skal inngås. Lista under er ikke uttømmende!

• Fysiske arrangement med publikum til stede / Heldigitalt arrangement uten publikum som livestrømmes. Eventuelt opptak lagres i internt arkiv.
• Fysiske arrangement med publikum til stede / Heldigitalt arrangement uten publikum som livestrømmes, tas opp og tilgjengeliggjøres i en periode eller i senere sammenhenger.
• Arrangementet tas opp på forhånd uten publikum og opptaket vises på en scene med publikum i salen eller på en digital plattform på et gitt tidspunkt. For opptak av arrangement med flere ulike utøvere, må det lages individuelle avtaler med alle utøverne.
• Arrangementet tas opp på forhånd og er tilgengelige på en digital plattform i en avtalt periode eller med et avtalt antall visninger/avtalt pris pr. visning.
• Arrangementer med flere ulike utøvere innenfor en felles ramme, for eksempel et konferanseprogram eller større litterært arrangement med flere forfattere/utøvere etter hverandre i programmet.  Her må det lages individuelle avtaler med hver utøver om strømming, opptak, lagring og gjenbruk.
• Digital opplesning / eventyrstund med bibliotekets ansatte strømming eller opptak.
• Strømming av teater- eller operaforestillinger til en scene med publikum til stede.

Avklar med utøver hvilken plattform de digitale forestillingene skal vises; for eksempel Facebook, Zoom eller YouTube-kanal. 

Lag avtale om arrangementet skal være gratis og fritt tilgengelig for publikum i visningsperioden eller om det krever påmelding, passord eller direkte lenke. Bli også enige om hvor det eventuelt skal lagres for intern dokumentasjon.

Vær spesielt oppmerksom på at opplesning av andres verk krever tillatelse av opphaver og vederlag skal avtales på forhånd. Dette gjelder også for det bibliotekets egne ansatte gjør, selv om det står i en formidlingsammenheng. Dette gjelder både fysiske og digitale arrangementer, men problematikken har blitt spesielt aktualisert med økende digital formidling. https://www.forfattersentrum.no/om-opplesing-av-andre-sine-verk-i-bibliotek-og-pa-nett/

Hvis biblioteket er visningssted for strømming av teater- og operaforestillinger eller litterære arrangementer fra for eksempel Litteraturhuset, inngås egne avtaler med institusjonen.

Se også Ting 6 Plattformer.

Sjekklister:

Utforsk ulike eksempler på kontrakter ved digital formidling:

Herunder vises eksempler på kontrakter utarbeidet til ulike typer arrangementer. Disse kan ses på som et utgangspunkt for å lage egne kontrakter. Er man usikker på hva som skal med, er Norsk Forfattersentrum en god rådgiver. På nettsidene deres finnes mye nyttig informasjon, bl.a. et rammeverk for digitale litterære arrangementer.

Lenke: https://www.forfattersentrum.no/anbefalt-midlertidig-rammeverk-for-digitale-opplesninger/

Utforsk ulike eksempler på digitale formidlingstyper: