Å drive bibliotek uten et hus å være i
En av de viktigste tingene å ha avklart i kommunikasjon med festivalarrangøren er hva slags lokale du får til disposisjon.
Et eget rom?
Det beste er om du får et eget rom til å holde på i. Dersom biblioteket disponerer en bokbuss som kan avses mens festivalen pågår, så kan den bli et naturlig samlingspunkt så snart den er parkert på festivalområdet. Møbler kan da være pakket inni bussen.
Telt
I mange tilfeller så du bli nødt til å leie inn et telt. Dette kan bli dyrt, så husk at her kan du kanskje søke om støtte til formidlingstiltak. Et skikkelig telt må settes opp av kyndige folk, og de som leier det ut ønsker sannsynligvis å gjøre det selv. Husk å spørre om de har et midlertidig gulv tilgjengelig.
Husk å avklare med festivalarrangør hva slags område dere vil få til disposisjon. Om vinden tar seg opp så gjør det stor forskjell om den som monterte teltet har brukt riktig utstyr for asfalt eller gressmark.
Strøm
Du må ha avklart på forhånd om arrangøren kan gi deg strøm, da dette har mye å si for hva slags tilbud du vil kunne gi. Kanskje du må vurdere å bruke et strømaggregat e.l. for å opprettholde bredde i tilbudet?
Varme
En liten varmeovn kan være grei å ha om du er utrygg på været. Pass på at lekende barn holder trygg avstand. Ha lyskilder tilgjengelig om du ønsker å holde åpent utover kvelden.
Søppel
En festivalarrangør skal sørge for at søppelkasse er tilgjengelig, slik at du har et sted å kaste søppel fra forbruksvarer. Du som setter opp lokalet må også kunne pakke det ned igjen.
Vær
Husk å holde et øye med værmeldingen. Festivalarrangøren vil sikkert også følge med for å være sikker på at opplegget vil kunne gjennomføres.
Avklar med festivalarrangør «hvem som gjør hva» , for eksempel frakt, rigging og rydding. En festival bør ha sikkerhetstiltak med folk som holder oversikt over hvem som skal få lov til å komme og gå.