Samlingsforvaltning i endring- plan for å sikre tilgang til samlinger av utenlandsk materiale

Søknad

Mål

Universitetsbibliotekene opplever at de må redusere fysiske samlinger og samlokalisere biblioteker.  

Ambisjonen i prosjektet er å utforske hvordan et forsterket samarbeid på tvers av universitetsbibliotekene i Universitetsbiblioteket i Oslo (UiO), Universitetet i Tromsø (UiT), Universitetet i Bergen (UiB) og NTNU Universitetsbiblioteket (NTNU UB), senere også nevnt som BOTT-bibliotekene, kan bli et fundament for en bærekraftig og hensiktsmessig samlingsforvaltning i sektoren.  

Hovedmålsetningen for prosjektet er å etablere en felles bevarings- og kassasjonsplan for utenlandske tidsskrifter og bøker.  Forvalting og formidling av fysiske samlinger i hver enkelt institusjon ses opp mot de mulighetene et samarbeid på tvers vil kunne gi, og vil utforske muligheter for digital tilgang til samlinger.  

Beskrivelse

Visjon for prosjektet

BOTT-bibliotekene ønsker å sikre langsiktig tilgang til det viktige kunnskapsgrunnlag som er bygd opp gjennom forskning og undervisning ved institusjonene over lang tid. Materialet dokumenterer også viktige resultater av forskning ved universitetene som er publisert i anerkjente utenlandske tidsskrifter. Samlingene har en unik faglig profil.

BOTT-bibliotekene ser behovet for å ha riktig volum på magasinene, og én av intensjonene i prosjektet er derfor å vurdere alternativer for å sikre tilgang til materialet på andre måter enn gjennom fysisk bevaring av samlingene. Prosjektet vil utforske et mer formelt samarbeid om ressursdeling med BOTT’ene og ved å kartlegge og vurdere ulike muligheter for digital tilgang.

Forhold som gjør prosjektet nødvendig:
• Nasjonalbiblioteket har pr nå inntaksstopp for utenlandske tidsskrifter og bøker.
• Nasjonalbiblioteket ved Depotbiblioteket avviklet fra 1. januar 2023 tjenesten med levering av artikkelkopier fra utenlandske tidsskrift.
• Nasjonalbibliotekets avvikler SOFT-samarbeidet og SOFT-samlingene.
• NB har endret rollefordelingen rundt de utenlandske samlingene. BOTT’ene må vurdere hvordan det påvirker dem, og få en økt forståelse av framtidige forretningsmodeller knyttet til ulike former og muligheter for ressursdeling. I dag har de et stort ansvar for den helhetlige tilgangen til utenlandske fagsamlinger.
• UiT, UiO, NTNU eller UiB har ikke en overordnet plan for bevaring- og kassasjon. Det er avgjørende for oss å vite hvilke utenlandske tidsskrifter og bøker vi samlet sett bevarer.

Hva som skal gjøres i prosjektet:
• Etablere flere mulige scenarioer for framtidig samlingsforvaltning.
• Drøfte hva samlingsforvaltning skal være i framtida.
• Skape økt forståelse av kostnader ved de ulike scenarioene.
• Utforske framtidige forretningsmodeller for deling av ressurser.
• Etablere et felles beslutningsgrunnlag basert på økonomisk innsikt i konsekvensene av de ulike alternativene.
• Vurdere hvorvidt dagens uformelle samarbeid om samlinger og deling av ressurser må formaliseres gjennom juridisk bindende avtaler.
• Sikre en bærekraftig samlingsforvaltning økonomisk og miljømessig.
• Prosjektet har utenlandske tidsskrifter og bøker som case.
• Utfordre NB til å bidra til en helhetlig og langsiktig løsning for hele sektoren, for å bidra til en bærekraftig forvaltning for enkeltinstitusjonene og samlet sett i sektoren.

Samarbeid og profesjonalisering:
• Å bevare og å kassere materiale har økonomiske konsekvenser på kort og lang sikt. Prosjektet må lage scenarier for framtidig tilgang og kostnadsanalyser knyttet til dem.
• Gjøre en kost/nytte-vurdering av de alternativene til tilgang som foreligger i et langsiktig perspektiv.
• Det må gjøres en risikovurdering av fjernlånsordning som i dag er en viktig kilde til å gi tilgang til materiale og utenlandske tidsskrift.
• Lære av Arkivverket som har betydelig kompetanse på å etablere bevarings- og kassasjonsplaner, for å se om prinsipper kan overføres.

Igangsette refleksjoner, medvirkning og prosesser som ser på:
• Etablere flere mulige scenarioer for framtidig samlingsforvaltning.
• Drøfte hva samlingsforvaltning skal være i framtida.
• Skape økt forståelse av kostnader ved de ulike scenarioene.
• Utforske framtidige forretningsmodeller for deling av ressurser.
• Etablere et felles beslutningsgrunnlag basert på økonomisk innsikt i konsekvensen av de ulike alternativene.
• Vurdere hvorvidt dagens uformelle samarbeid om samlinger og deling av ressurser må formaliseres gjennom juridisk bindene avtaler.
• Prosjektet har utenlandske tidsskrifter og bøker som case.

Samarbeid og profesjonalisering:
• Å bevare og å kassere materiale har økonomiske konsekvenser på kort og lang sikt. Prosjektet må lage scenarioer for framtidig tilgang og kostnadsanalyser knyttet til dem.
• Gjøre en kost/nytte-vurdering av de alternativene til tilgang som foreligger i et langt perspektiv.
• Det må gjøres en risikovurdering av fjernlånsordningen som i dag er en viktig kilde for å gi tilgang til materiale og utenlandske tidsskrift.
• Lære av Arkivverket som har betydelig kompetanse på å etablere bevarings- og kassasjonsplaner, for å se om prinsipper kan overføres.

Gevinster:
• Universitetsbibliotekene har sikret en god prosess rundt videre bevaring og kassasjon av samlingene.
• Erfaringsoverføring til samlingsforvaltning mellom BOTT-bibliotekene og NB. Det vil ha stor betydning for alle fag- og forskningsbibliotek i Norge.
• Juridisk bindende avtaler i et langtidsperspektiv. Dersom oppgaver fordeles mellom NTNU, UiO, UiB, UiT eller NB må det være inngått avtaler for å sikre
nødvendig sikkerhet knyttet til framtidig bevaring, tilgang og formidling av materialet.
• Økonomisk innsikt. Bevaring og kassasjon har økonomiske konsekvenser. Institusjonene vil få bedre grunnlag for framtidig budsjettering og beslutningsgrunnlag når det skal gjøres prioriteringer.
• Felles beslutningsgrunnlag. Prosjektet vil gi deltakerne i prosjektet et felles beslutningsgrunnlag, selv om hver enkelt institusjon har et selvstendig ansvar for sin egen videre håndtering av samlingene. Det avgjørende er at alle har lik informasjon.
• Avklaring av NB’s framtidige rolle på dette området.
Prosjektets betydning for bibliotekutvikling

Prosjektet dekker alle kriterier i søknaden om utviklingsmidler:
• nyhetsverdi: Bevaring- og kassasjonsplaner som metode til felles forvaltning på tvers av institusjoner har vært en arbeidsmodell som aldri har blitt formalisert og fulgt opp i praksis. Når planer følges opp med forslag til juridisk bindende avtaler og omforent forståelse av kostnadene knyttet til dem, kan universitetsbibliotekene ta strategiske valg om samlingsforvaltning på bakgrunn av resultatene fra prosjektet.
• framtidsperspektiv: De fysiske samlingene ved universitetsbibliotekene skal reduseres. Prosjektet skal utrede nødvendige tilganger til viktig materiale i et langt perspektiv. Hensikten er altså å etablere et felles fundament for framtidige tjenester og forretningsmodeller på dette området.
• praktiske anvendelighet: En omforent oppgavefordeling, felles forståelse av risikoer og muligheter, juridiske avtaler som sikrer langsiktighet, gir en langsiktig forutsigbarhet om hvilket materiale som er tilgjengelig. Det vil være viktig for intern, ekstern og for en felles samlingsforvaltning.