Fire modeller for samorganisering- beste praksis for bibliotek og innbyggertorg
Hva mener de ansatte om samarbeidet mellom bibliotek og innbyggertorg?
I prosjektet » Beste praksis for bibliotek og innbyggertorg» ser Drammen bibliotek og Indre Østfold bibliotek nærmere på effekter og utfordringer ved både samorganisering og samlokalisering av bibliotek og innbyggertorg.
Underveis i prosjektarbeidet har det blitt utarbeidet fire modeller som beskriver ulike måter å samorganisere bibliotek og innbyggertorg. Modellene er inspirert av den danske rapporten «Bibliotek og borger – Du er altid velkommen!» (2015).
Videre vises en skisse som forsøker å si noe om hvordan modellene står i forhold til hverandre.
Modeller for samroganisering
Vi presenterer de fire modellene som ulike løsninger her og gir noen refleksjoner basert på arbeidet som er gjort av prosjektdeltakerne og resultater vi har fått fra innbygger- og ansattundersøkelsen.
Modellene er skisser og er åpenbart ikke dekkende for alle løsninger. Hver kommune og organisasjon er forskjellig, og mange vil nok oppleve at det som finnes rundt om i kommunene er hybrider som plukker elementer fra flere av modellene. Likevel er disse fire modellene hovedtrekkene i de retningene norske kommuner har valgt. De kan brukes som en forståelsesramme for hvordan organiseringen er og hvordan den kan være basert på aksene skissert i modellen, som eksempelvis samarbeidsgrad.
Totalt samarbeid
Bibliotek og innbyggertorg er en enhetlig tjeneste med felles skranke. Arbeid og kompetanse er delt inn i generalist og spesialist oppgaver.» Eksempel: Indre Østfold Innbyggertorg og bibliotek
I en modell med totalt samarbeid vil innbyggertorg og bibliotek være samorganisert og samlokalisert. Tjeneste har et skrankepunkt hvor innbygger henvender seg for hjelp. De ansatte har felles oppgaver, men er også spesialister i sitt fagfelt. Ansatte skal svare på generelle spørsmål og henvise ved behov for spesialkompetanse. Det som er spesielt for denne modellen er at alle ansatte er i samme ansattgruppe. I en slik modell bør arbeidstider harmoniseres og arbeidstid- og avtaler samkjøres, men det er ikke uvanlig at det er forskjellig mellom bibliotek- og innbyggertorgansatte.
Eksempel: Indre Østfold er organisert slik med noen lokale tilpasninger.
En dør inn
Samling av flere ulike tjenester på samme lokasjon med egne lokaler i bygget. Bibliotek og innbyggertorg har ulike skrankepunkt og ofte ulike ledelse. Det oppfordres til samarbeid om prosjekter eller i team.
Modellen tar utgangspunkt i et flerbrukshus med en dør inn til mange tjenester. Spesialister møter deg for hver tjeneste og ansatte har ulike plasseringer og oppgaver, men vet godt hvilke oppgaver huset løser og kan sende innbygger til rette ressursperson. I en slik modell får man et fagmiljø på tvers. Husmøter er viktig for å kjenne til hva som rører seg på huset. Ansatte bør dele møterom og spiserom. Eksempler på tjenester som kan være samlokalisert er bibliotek, servicetorg, kino, idrettshall, kafé, helsestasjon, ungdomshelsetjeneste, ungdomsklubb, Frivilligsentral, kulturskole og utstyrssentral m.m.
Modellen passer for tettbefolkede plasser hvor avstandene ikke er så store. Det gjør at du kan møte opp på en plass å få mye unnagjort på samme sted, men er ikke innrettet med en felles skranke eller resepsjon.
Eksempel: Krona i Kongsberg
Hybrid samarbeid
Samme budsjett og ledelse, men egne fysiske lokasjoner. Ansatte har ulike oppgaver og plassering, men jobber sammen i prosjekter og team.”
Hybrid samarbeid handler om å skape synergier, bedre kvalitet på tjenesten og mer effektiv ressursbruk ved å samarbeide på de områdene hvor man har felles mål og interesser. Eksempler på samarbeidsområder er digital veiledning, utskrift/skanning/kopi, utlån eller utdeling av utstyr og arrangementer.
Eksempel: Drammen kommune. Intensjonen er en helhetlig tjenesteutvikling, men det er erfart at avdelingene fungerer mer som autonome avdelinger fordi det ikke i særlig grad er lagt opp til gjensidig avhengighet mellom bibliotek og innbyggertorg for å levere tjenester til innbyggerne, og samarbeidet er i all hovedsak i det indre arbeidet i organisasjonen. Svelvik bibliotek er det eneste stedet bibliotek og innbyggertorg er plassert i samme bygning.
PAC-man
Innbyggertorget avvikles og biblioteket overtar eventuelle fysiske servicetorg-tjenester det er behov for i kommunen. Digitale henvendelser til kommunen håndteres av noen andre.»
Samfunnsutviklingen går i retning av at det meste av de tradisjonelle service-oppgavene kan gjøres digitalt og det er ikke alle kommuner som ser behov for å tilby innbyggertorg som en fysisk tjeneste. Et alternativ er da å legge eventuelle resterende oppgaver til biblioteket. Eksempler på slike oppgaver er digital veiledning, utdeling av skjemaer eller utstyr eller hjelp med å finne frem til rett person i kommunen.